Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach poszukuje powierzchni do wynajęcia z przeznaczeniem na pomieszczenia biurowe i magazynowe dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach.

W związku z powyższym zaprasza do przedstawienia propozycji nieruchomości spełniającej następujące warunki:

1. POWIERZCHNIA BIUROWA: 2 700 m² - 2 900 m²

Uzasadnienie kryterium:
W celu zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, które nie narażą ich zdrowia
i życia, uregulowane w ogólnych przepisach bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscach pracy, Zamawiający przyjął 10m² przestrzeni roboczej dla każdego pracownika (10 m² x 250 osób = 2 500 m²). Z uwagi na planowany długoterminowy wynajem, wzięto pod uwagę ewentualne zwiększenie zatrudnienia oraz wynajęcie dodatkowej przestrzeni z przeznaczeniem
na pomieszczenia socjalne oraz sale szkoleniowo-konferencyjne. W tym celu założono dodatkowo ok. 300 m².
W obecnej siedzibie Zamawiający wynajmuje prawie 2 743 m² powierzchni biurowej i zależy mu na tym, aby ten standard utrzymać.
 
2.BUDYNEK na wskazanej powierzchni biurowej musi posiadać 100 - 120 pomieszczeń biurowych.
Uzasadnienie kryterium:
W obecnej siedzibie Zamawiający zajmuje 121 pomieszczeń biurowych. Pomieszczenia te nie są wykorzystane w sposób efektywny – przechodni charakter 70% zajmowanych pomieszczeń (3 drzwi w jednym pokoju) nie pozwala na ich pełne wykorzystanie. Zamawiającemu zależy zatem na tym, aby - w celu osiągnięcia maksymalnej efektywności wykorzystania przestrzeni - miał możliwość zaaranżowania przestrzeni biurowej i wielkości poszczególnych pomieszczeń biurowych zgodnie z własnymi potrzebami. Oszacowano, że wówczas wystarczy ok. 100 pomieszczeń biurowych. Zamawiający dopuszcza, aby 10% wszystkich pomieszczeń miała charakter przechodni (pomieszczenia przeznaczone na sekretariaty bądź gabinety dyrektorów).
 

3. POWIERZCHNIA MAGAZYNOWA: ok. 400 m², w tym minimum 260 m² z przeznaczeniem
   na archiwum zakładowe oraz 50 m² z przeznaczeniem na serwerownię.

Uzasadnienie kryterium:
W obecnej siedzibie Zamawiający przeznacza:
- 160 m² na archiwum. Na chwilę obecną powierzchnia ta jest niewystarczająca – ilość wytwarzanej co roku dokumentacji jest większa niż możliwości lokalowe przystosowane do jej przechowywania. Stąd Zamawiający zakłada zwiększenie powierzchni przeznaczonej
na archiwum zakładowe o dodatkowe 100m²;
- 115 m² na magazyny i serwerownie. Niewielkie zwiększenie powierzchni (dodatkowo o 25m²) stanowi swego rodzaju zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych potrzeb Zamawiającego
w przyszłości.
 
LOKALIZACJA: miasto Katowice w promieniu max. do 4 km od Dworca PKP (stacja Katowice) oraz przystanek komunikacji publicznej (autobus/tramwaj) oddalony maksymalnie 300 m od budynku, co zapewni pracownikom dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej z dworca PKP do miejsca pracy.
Uzasadnienie kryterium:
Obecna siedziba Urzędu posiada dogodną lokalizację: 7 minut pieszo od Dworca PKP oraz przystanek tramwajowy oddalony 50m od budynku. Obecnie – z uwagi na płatne strefy parkowania, ograniczoną ilość miejsc parkingowych w pobliżu siedziby Urzędu oraz coraz większą świadomość negatywnego wpływu transportu samochodowego na środowisko, ok. 70% pracowników zdecydowała się na dojazd do pracy środkami komunikacji publicznej. Dlatego tak ważne dla Zamawiającego jest utrzymanie obecnego standardu w tym zakresie.
 

4. MIEJSCA PARKINGOWE: min. 8 bezpłatnych stanowisk do celów służbowych na terenie budynku,
   5 stanowisk garażowych oraz min. 110 płatnych miejsc parkingowych dla zmotoryzowanych pracowników Urzędu na terenie budynku lub ewentualnie w odległości do 100m od budynku (koszty parkingu pokrywają pracownicy ze środków własnych).

Uzasadnienie kryterium:
W obecnej siedzibie Zamawiający ma do dyspozycji 8 bezpłatnych miejsc parkingowych na terenie budynku (4 miejsca na potrzeby Dyrekcji Urzędu, 2 miejsca na potrzeby Filii Urzędu,
2 miejsca dla gości Urzędu) oraz miejsca w garażu na 5 samochodów służbowych Zamawiającego. Postawienie kryterium wyboru w takim kształcie ma na celu utrzymanie obecnego standardu w tym zakresie.
Obecny Najemca nie dysponuje miejscami parkingowymi dla pracowników Urzędu. Tych miejsc jest również niewiele w obrębie budynku, co spotykało się niejednokrotnie z niezadowoleniem ze strony osób zmotoryzowanych. Zamawiający przeprowadził zatem rozeznanie, z którego wynika, iż zainteresowanych parkingiem jest na chwilę obecną ok. 100 pracowników. Zamawiający założył 10% więcej na wypadek wzrostu liczby zainteresowanych.
 

5. BUDYNEK energooszczędny wykończony co najmniej w standardzie B+, tzn. że budynek tej klasy powinien m.in.:

1. posiadać możliwość elastycznej aranżacji wnętrza oraz wydajny wskaźnik powierzchni netto do powierzchni brutto;
2. posiadać recepcję czynna min. w godzinach pracy Urzędu;
3. posiadać dobrze rozplanowane i odpowiedniej wielkości trzony komunikacyjno-sanitarne obsługujące użytkowników budynku;
4. parking i obsługa budynku – posiadać dobry dostęp do budynku, zapewniający miejsca parkingowe dla gości oraz łatwy dostęp dla dostawców i obsługi technicznej;
5. windy – posiadać minimalną ilość wind odpowiednią do powierzchni budynku;
6. posiadać instalacje elektryczne – odpowiednie zasilania spełniające wymagania;
7. okablowanie – zapewnić przestrzeń na okablowanie i systemy IT;
8. przestrzeń na urządzenia techniczne najemcy – posiadać miejsce w obrębie budynku
   na dodatkowe urządzenia i instalacje najemcy, tj. np.: serwerownia;
9. źródła zasilania – dywersyfikacja źródeł zasilania na wypadek awarii sieci energetycznej;
10. oświetlenie naturalne – zapewniać dobry poziom oświetlenia światłem naturalnym;
11. zapewnić systemy ogrzewania, klimatyzacji i wentylacji.

 
Zamawiający wymaga ponadto, aby budynek spełniał minimalne wymagania w zakresie dostępności architektonicznej – zgodne z zapisami Ustawy o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami - służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami obejmujące:
 - zapewnienie wolnych od barier poziomych i pionowych przestrzeni komunikacyjnych budynku;
- instalację urządzeń lub zastosowanie środków technicznych i rozwiązań architektonicznych
w budynku, które umożliwiają dostęp do wszystkich pomieszczeń, z wyłączeniem pomieszczeń technicznych,
- zapewnienie informacji na temat rozkładu pomieszczeń w budynku, co najmniej w sposób wizualny i dotykowy lub głosowy,
- zapewnienie wstępu do budynku osobie korzystającej z psa asystującego, o którym mowa
w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 2 pkt 11 ustawy),
- zapewnienie osobom ze szczególnymi potrzebami możliwości ewakuacji.
Uzasadnienie kryterium:
W celu zagwarantowania pracownikom WUP w Katowicach odpowiednich warunków pracy, które nie narażą ich zdrowia i życia Zamawiający określił wymagania zgodne
z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
 

6. TOALETY – odrębne dla kobiet i mężczyzn, muszą znajdować się na każdym zajmowanym przez pracowników Zamawiającego piętrze, dostępne bezpośrednio z ogólnodostępnego korytarza.
   W każdej łazience powinno znajdować się pomieszczenie przejściowe z umywalkami (jedna umywalka na trzy toalety lub pisuary). Niezbędne jest zapewnienie odpowiedniej wentylacji wewnątrz pomieszczeń łazienkowych. W łazience męskiej powinna znajdować się przynajmniej jedna toaleta i jeden pisuar, w łazience damskiej przynajmniej dwie toalety.

Na jednym z pięter zajmowanych przez Pracowników Zamawiającego co najmniej jedna toaleta musi być dostosowana do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich,
o przestrzeni manewrowej co najmniej 1,5 m, drzwi o szerokości ok. 100 cm, bez progów oraz elementów, które mogłyby przeszkodzić w swobodnym wjeździe do łazienki.
Uzasadnienie kryterium:
W celu zagwarantowania pracownikom WUP w Katowicach odpowiednich warunków pracy, które nie narażą ich zdrowia i życia Zamawiający określił przedmiotowe kryterium zgodnie
z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
 

7. MOŻLIWOŚĆ ZAWARCIA UMOWY na 10 lat.

Uzasadnienie kryterium:
Z obecnym Najemcą Zamawiający ma umowę zawartą na czas nieoznaczony z 6-cio miesięcznym okresem wypowiedzenia. Umowa zawarta w takiej formie wiąże się z ryzykiem przedwczesnego jej wypowiedzenia – dotyczy to zarówno najemcy jak i właściciela nieruchomości. Zamawiający zdecydował się zawrzeć umowę na czas oznaczony. Umowa taka zawiera precyzyjną datę, która określa koniec najmu. Umowa zawarta na konkretny okres czasu gwarantuje najemcy dostęp do nieruchomości do wskazanej umownie daty. Zarówno dla najemcy jak i dla właściciela budynku, określony czas trwania umowy stwarza poczucie stabilności.
 
Zamawiający zdecydował się na zawarcie umowy najmu na okres 10 lat, czyli umowy długoterminowej. Zawarcie takiej umowy jest korzystne, gdyż wiąże się z optymalizacją kosztów wynajmu, łączy się z możliwością negocjowania lepszych warunków finansowych
i może skutkować uzyskaniem niższej ceny za metr kwadratowy. Ponadto wynajem biura na dłuższy okres wiąże się z daną lokalizacją. Zamawiający wynajmując nieruchomość
z przeznaczeniem na siedzibę Urzędu na 10 lat będzie miał pewność, że w tym okresie nie będzie musiał zmieniać adresu, szukać nowej siedziby, dostosowywać się do nowych warunków
i inwestować w adaptację przestrzeni biurowej. Natomiast dla pracowników oznacza to stałe miejsce pracy, czyli stabilną sytuację zawodową.
 
KRYTERIA DODATKOWO PUNKTOWANE:

8. MOŻLIWOŚĆ DODATKOWEGO ZWOLNIENIA Z PŁATNOŚCI CZYNSZU POWYŻEJ STANDARDOWEGO PAKIETU ULG, czyli np. miesiąc zwolnienia na każdy rok trwania umowy najmu.
9. KONTRYBUCJA, czyli dodatkowy budżet do wykorzystania na elementy najmu, np. wynajem garaży dla samochodów służbowych Zamawiającego.
10. DOSTEPNOŚĆ budynku oraz przeprowadzenie prac adaptacyjnych na potrzeby najemcy
    w terminie do 6 miesięcy od zawarcia umowy najmu.

Propozycje należy składać na Formularzu Ofertowym stanowiącym Załącznik do niniejszej informacji na adres e-mail:
rkaminska@wup-katowice.pl
w terminie do 31 maja 2024 r. do godz. 14.00
W temacie maila proszę wpisać: „Wynajęcie nieruchomości z przeznaczeniem na powierzchnię biurową i magazynową na potrzeby Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach".
 
Uwaga:
Zamawiający na podstawie informacji wpisanych w kolumnach 3 i 4 przyzna Oferentowi:
1 pkt – w przypadku spełnienia warunku,
0 pkt – w przypadku nie spełnienia warunku.
Łącznie oferent może uzyskać 25 pkt za spełnienie warunków najmu oraz 3 pkt za kryteria dodatkowo punktowane.
 
Po przeprowadzeniu analizy złożonych ofert w zakresie spełnienia preferencji Zamawiającego określonych w kryteriach wyboru (formularz ofertowy) oraz ich podsumowaniu w odniesieniu do obecnej lokalizacji, wskazującym wady i zalety każdej zaproponowanej nieruchomości
a także analizie kosztów wynajmu, Zamawiający przeprowadzi oględziny w budynkach spełniających kryteria wyboru. Kolejnym krokiem będą negocjacje warunków najmu i wybór oferty najkorzystniejszej z punktu widzenia potrzeb WUP w Katowicach, a po uzyskaniu zgody Zarządu Województwa Śląskiego – zawarcie umowy najmu z wyłonionym Wykonawcą.